Expandia väljer Archicad för sälj- och projekteringsarbete
Författare
Frida Alfredson
Publiceringsdatum
Jan 27, 2022 11:05:56 AM
Ämne
Johan Larsson jobbar på Expandia moduler AB som teknisk support och ritningsansvarig. Expandia har funnits i över 30 år och deras affärsidé är att hyra ut tillfälliga lokaler som är uppbyggda av modulbyggnader till skolor, förskolor, kontor och boenden.
Expandia jobbar mycket med produktutveckling, där vi ritar konstruktionsritningar, tillverkningsritningar, arkitektritningar, ventilationsritningar och bygglovshandlingar. Ritningarna skickas sedan till vår fabrik för tillverkning av modulerna. Vi använder alltså ritningar i varje led av vår process, och under dessa 30 år har vi alltid ritat i 2D. Eftersom ritningsprogram är en stor del av vår arbetsprocess så har vi tagit mycket allvarligt på implementeringen och lagt ned mycket tid på att hitta det rätta verktyget för oss, berättar Johan.
Hur det började
Det hela började när jag började jobba på Expandia 2014 och kom då direkt från högskolan där vi endast hade ritat i 3D. Så när vi kom ut på arbetsmarknaden så var vi väldigt oförberedda på att byggbranschen fortfarande ritade i 2D, men det var ingen som krävde 3D ritningar. Varken från bygglov eller kunder. Men jag tjatade till mig ett 3D program där jag ritade upp alla våra moduler i 3D. När mina kollegor fick reda på det kom snart en från marknad ner till mig och frågade om de kunde få hjälp med en reklamkampanj. Sedan kom en säljare ner och sa att de skulle bygga en väldigt speciell byggnad, jag skulle behöva ha det i 3D till presentationen. Sedan började fler och fler komma till mig och då höll det inte riktigt. Då väcktes tanken.
- Hur skulle det vara för Expandia om vi ritade i 3D från början?
Archicad är framgångs säkrat, man behöver en mjukvara med en stark organisation bakom sig för att dom ska ha muskler att kunna utvecklas.
Utredning
För att utreda den frågan tog vi fram en projektgrupp. Ritningsprogrammet på Expandia påverkar oss i alla led, så tar vi ett felaktigt beslut när vi väljer ett nytt ritprogram så har vi skjutit oss i foten rätt rejält, säger Johan. Vi använder flera olika typer av ritningar från tillverkning av modulerna till demontering. Alla deltagare i projektgruppen hade direkta intressen för ett nytt ritprogram. Jag och min chef från teknik, vi har ansvar över ritningarna och support för dem. Vi tog med IT-avdelningen för att veta vad vi klarar av, ledningen för att veta hur mycket resurser det kommer att ta, vi hade försäljning för att de vet vad kunderna efterfrågar och vad vi måste kunna leverera, och till sista marknad som ville veta hur vi kunde använda programmet i marknadsföring.
Vår första fråga var egentligen, finns det något program som passar våra krav? Så vi skannade av marknaden för att se vad som fanns. Något som var viktigt för oss var att vi ville efterlikna dagens arbetssätt. Det kan låta lita bakåtsträvande, säger Johan, men när man jobbar på ett företag som funnits över 30 år och som alltid ritat i 2D så har vi en jättekompetens i företaget i just 2D ritningar. Och det ville vi behålla i så stor del som möjligt. Efter att ha skannat marknaden med alla våra krav så kokades alternativen ned till Archicad. För att se om Archicad kunde uppfylla våra behov så gick jag och vår dåvarande ritningsansvarig på en tre-dagars grundkurs hos Nordic BIM Group. Efter kursen kom vi fram till att det här programmet skulle kunna klara av våra krav.
Så gjorde vi en SWOT-analys man skriver in alla styrkor, svagheter, möjligheter och hot för att utreda programmet vidare och styra projektets gång. En av många styrkor vi såg hos Archicad var att det var framgångs säkrat, det kan låta lite flummigt, säger Johan, men man behöver en mjukvara med en stark organisation bakom sig för att dom ska ha muskler att kunna utvecklas i samma takt som resten av mjukvarorna och som vår Mac utvecklas. Så där såg vi en styrka i Archicad.
En svaghet som vi kunde se var att det är ett mycket tekniskt svårare program att lära sig än det 2D program vi har idag.
En möjlighet var att vi kan använda säljarnas ritningar direkt i marknadssyfte. Vi gör en rendering och lägger in lite möbler och så får vi en snygg marknadsbild.
Ett hot vi såg var att säljarna som har jobbat i 15-20 år på Expandia, de är experter på 2D. Om vi nu säger att de som de är experter på nu ska sluta användas på företaget, då kanske vi har personer i personalen som vill sluta på grund av detta. Det kanske kan låta lite konstigt. Men tänk er själva att ni är expert på ett område. Som ett exempel om ni jobbar på en blombutik och du är expert på träd. Så säger de att de inte kommer sälja träd längre. Hade du velat jobba kvar då? Säger Johan.
Allt som allt så kom vi fram till att styrkorna och möjligheterna var starkare än svagheterna och hoten. De svagheter och hot som vi kunde hitta kunde vi även jobba med i projektets gång för att göra det bättre.
Så när kan vi börja använda Archicad?
Vi gick vidare med Archicad
Det var viktigt för oss att kolla av med hela företaget, känner de samma sak som oss? Så vi höll då en konferens med alla säljare och höll en internpresentation av Archicad. Vi mailade en BIMx fil till alla på konferensen som de öppnade på sin padda eller telefon. Sedan fick alla gå runt i en modulbyggnad. Om ni tänker er att vi har ritat i ett svårare paint innan, till att de nu sitter på en padda och går runt i våra byggnader, så är det ett jättelyft. Så från den här konferensen så fick jag med citatet ”så när kan vi börja använda det här ritprogrammet?”. Och då kände vi att vi var något på spåret. Förklarar Johan.
Sen behövde vi en testgrupp för att veta att vi i praktiken kan genomföra bytet av ritverktyg. I december 2018 så gick en testgrupp av säljare och projektledare från Expandia en specialutformad utbildning med Nordic BIM Group som vi hade tagit fram tillsammans. Testgruppen bestod av frivilliga motiverade säljare och projektledare, en från varje kontor och land, för att vi har väldigt specifika krav och önskemål för varje kontor. Därför hade vi med alla för att kunna utvärdera Archicad på riktigt. Deras uppgift de kommande månaderna var att rita live projekt i Archicad för att vi skulle se hela vägen, funkar Archicad för oss, lyckas vi med ett projekt från förfrågan till service? Vi bollade hela tiden idéer och tankar med varandra. Kan vi göra si och så istället eller jag skulle vilja få in den här, när vi ritade i vårt andra program så gjorde vi så här. Under testperioden har vi utvecklat våra ritnings mallar. Otroligt vilka proffs de är idag på Archicad! De är verkligen en guldgrupp nu. Berättar Johan entusiastiskt.
Beslutet
När vi i projektgruppen hade det i ryggen så var det inte så vårt för oss att känna att vi har nog gjort rätt. Så vi tog med oss undersökningen och skrev ihop ett beslut till vår ledningsgrupp där vi rekommenderade ledningsgruppen att implementera Archicad i Expandia. Ledningsgruppen sa ja och de sa även ja till våran budget. Så nu var det dags för implementering. Men om ni kommer ihåg från våran SWOT-analys så är vi fortfarande lite oroliga för att personalen som är experter på att rita i 2D skulle ta det negativt, att de inte skulle vara så sugna på att gå över till ett nytt ritverktyg. Så det första vi gjorde vara att ha en intern reklam kampanj. Allt för att förbereda hela Expandia på det här bytet som kommer. Man ska inte bli tagen på sängen, säger Johan, man ska känna att man ändå har fått den tiden man behöver. Och jag tycker att det känns som om att alla är med oss nu. Så i januari så kommer alla att gå återigen en specialutformad grundutbildning, för att vi behöver inte alla delar i Archicad för att vi ritar så mycket med färdiga mallar. Efter grundutbildningarna så kommer vi ha en intern workshop, och den här interna workshopen kommer att hållas av personer i våran testgrupp. Från och med första mars 2020 så kommer Expandia helt att gå över till att rita i Archicad.