Valinnan aika – BIMcloud Basic, on-Premise vai aaS?

Heinäkuu lähestyy nopeasti, mikä koskettaa monia BIMcloud-käyttäjiä. BIMcloud Basic -käyttöehtojen siirtymäaika nimittäin päättyy 1.7.2021. Lukuisat asiakkaamme ovat jo siirtyneet Basicistä täysversioon eli joko on-Premiseen tai tilausmuotoiseen as a Serviceen. Osalla syynä ovat 24-uudistukset täyteen BIMcloud-versioon, osalla muuttuneet ehdot. Mitä tämä tarkoittaa? Kenelle mikäkin versio on sopivin?

Basic – ”ilmainen” perustiimityö

BIMcloud Basic on parhaimmillaan pienen toimiston ”suurta” hanketta varten – silloin, kun kaikki toimistossa käyttävät ainoastaan yhtä ja samaa Archicad-versiota. Miksi?

• Toimistolla on yksi palvelinlaite, jonka tehot ja tallennustila ovat yhden Basic-asennuksen käytettävissä.
• Basic-asennus tukee yhden Archicad-version, esimerkiksi 24:n, sisältöä.
• Tiimityössä kaikilla projektin jäsenillä täytyy olla täsmälleen sama Archicad-versio (esimerkiksi #4018) ja sen sisältämät Archicad-kirjastot. Toimisto ei toisin sanoen halua asentaa eri versioille omia palvelimia, ja kaikki käyttävät samaa Archicad-päivitystä.

Miksi Basic tulee kalliiksi isommissa yrityksissä?

• BIMcloud koostuu kahdesta osasta: Hallinnasta ja Palvelimesta, Basic-versiossa ne asennetaan aina samaan laitteeseen.

• Vain viimeistä BIMcloud-päivitysversiota tuetaan. Yhteen Basic-kokoonpanoon asennetaan päivityksiä kolme–neljä kertaa vuodessa.

• Jos toimistolla on hankkeita vaikkapa kolmessa Archicad-versiossa (esimerkiksi 20, 22 ja 24), yhdessä vuodessa asennuksia kertyy peräti 12 (20-version H&P * 4 + 22-version H&P * 4 + 24-version H&P * 4).

• Toimiston ylläpitäjät synkronoivat myös käyttäjiä versioiden välillä (esimerkiksi 20-version Hallinnasta 22:n ja 24:n Hallintaan).

• Pahimmillaan siis jokaisella käyttäjällä on vähintään kolme eri BIMcloud-osoitetta ja -tunnusta. IT-kulut ovat monilta osin kolminkertaiset.
  

Kuva 2. BIMcloud Basicin rajat tulevat vastaan, kun käytössä on useita Archicad-versioita tai isompia yhteisprojekteja. Palvelinkoneen prosessoriteho, keskusmuisti ja levytilan käyttö jakautuvat Basic-asennusten kesken (kuvan tapauksessa kuuden ohjelmiston prosesseille).

Graphisoft suosittaa, että samalla fyysisellä laitteella on korkeintaan kaksi Basic-asennusta – ja kaksi ainoastaan projektien siirron ajan.

Mikäli asennuksia on useita, myös laitevaatimukset on kerrottava niiden lukumäärällä. Kapasiteettiongelmat näkyvät erilaisina Archicad-virheilmoituksina. Palvelin on valitettavan usein vailla valvontaa – suorastaan heitteillä.

Useampia eri Archicad-versioihin lukittuneita Basic-päivitysversioita samalla laitteella ei ole suositeltavaa. Toisin sanoen kolmen Archicad-version yhtäaikaisessa optimaalisessa käytössä toimistolla tulee olla kolme fyysistä palvelinlaitetta, joita ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti!

Basicin rajoitukset astuvat voimaan

Basic-version käyttöehdot sallivat sen käytön 1.7.2021 jälkeen vain toimiston lähiverkossa tai VPN-yhteydellä. Lisäksi sen asentaminen ja käyttö on sallittua vain toimiston omissa tiloissa sijaitsevilta palvelinlaitteilta. Eri BIMcloud-versioiden käyttöehdot tulevat nähtäville BIMcloud-asennuksen aikana.

Ennen määräaikaa toimiston täytyy vähintään investoida VPN-yhteyksiin, ellei niin ole jo tehty.

Suositus pienille toimistoille: BIMcloud as a Service

Pienen toimiston kannattaa keskittyä ydinliiketoimintaansa, ei IT-ylläpitoon. BIMcloud as a Service (aaS) sisältää toimiston oman domainin muotoa https://domain.bimcloud.com, jota Graphisoft ylläpitää Google-alustalla.

Toimiston aaS-tilausta hoitava (Lue lisää GSID-tunnuksesta) hallinnoi käyttäjätunnustensa määrää ja kestoa (vuosi- tai kuukausitilaus) selaimessa. Hallinnan käyttöliittymä on kaikissa BIMcloudeissa samankaltainen – kuitenkin yksinkertaisin aaS-versiossa, koska valmistaja hoitaa tekniikan.

Kuva 3. BIMcloud as a Service on täysi BIMcloud, mutta laitteiston ja ylläpidon hoitaa GRAPHISOFT. Se on käytössä alle tunnissa tilauksesta. Kuvassa näkyy BIMcloud-hallinnan Projektit-osa. Kuva: ArkOpen Oy

BIMcloud as a Serviceen voi luonnollisesti siirtää aiemman Basic- tai täysversion (on-Premisen) projektit, -kirjastot ja -käyttäjät. Archicad 24:n ja uudempien versioiden suuri etu on projektikonsepti sekä kaikkien tiedostojen julkaisu BIMcloudiin – tai niiden käyttö viitetiedostoina sieltä.

Toimisto ei siis enää 24-versiosta alkaen välttämättä tarvitse erillistä tiedostopalvelinta. Tiimin tietoliikenne käyttää suojattua HTTPS-yhteyttä. As a Service käyttää sitä vakiona, mutta on-Premiseen se tulee määrittää itse. Basicissä salattua yhteyttä ei tarvita, koska käyttöä ei sallita lähiverkon ulkopuolella.

BIMcloud aaS otetaan käyttöön ja sitä hallinnoidaan osoitteessa workfromhome.graphisoft.com. Tilin luontiin riittää yksi GSID-tunnus, joka voi olla esimerkiksi toimiston yleinen tai hallinnon sähköpostiosoite. (Huom! Tilin Contract Managerin osoite ei saa olla GSID-yritystilin jäsen.)

BIMcloud as a Servicen etuja

• Se tukee automaattisesti kaikkia Archicad-versioita 20:stä alkaen.
• Projektien siirto on sujuvaa, ja palvelin on aina uusimmassa versiossa.
• Palvelinlaitteiston teho skaalautuu automaattisesti käytön ja tilatarpeen mukaan.
• Maksat vuosi- tai kuukausittaiset käyttäjämaksut – ei muita kuluja.
• Käyttäjälisenssit ovat kelluvia. Niitä voi määritellä halutun määrän, ja lisää saa tarvittaessa nopeasti.
• Yllättäviä laite- tai päivityskustannuksia ei koidu.

Suositus keskisuurille ja isoille toimistoille: BIMcloud on-Premise

BIMcloud-täysversio tukee kaikkia Archicad-versioita 20:stä alkaen, joten ylläpito ja käyttö yksinkertaistuvat. Suuremmat toimistot ovat usein valmiita ylläpitämään omia palvelimiaan. Tiimitkin ovat suurempia, ja yhteistyöhankkeita tehdään paljon – joko aluetoimistojen tai toisten yritysten kanssa.

Tiimityö on jouhevinta nopeassa lähiverkossa. Toimiston ammattitasoinen palvelin pyörii usein virtualisoituna, ja BIMcloud-täysversio luo sekä palvelimen että hallinnan varmuuskopiot automaattisesti.

Nopein ja skaalattavin tekniikka saavutetaan asentamalla hallinta ja jokainen palvelinmoduuli eri laitteille. Käyttäjiin, projekteihin ja kirjastoihin käytetään yhtä hallintaa yksillä käyttäjätunnuksilla. Sekä as a Service että on-Premise on kytkettävissä yrityksen käyttäjätietokantaan (LDAP).

Kuva 4. BIMcloud on-Premise eriyttää hallinnan, mikä muun muassa yksinkertaistaa ja sujuvoittaa ylläpitoa sekä avaa mahdollisuuksia tehokkaampaan ja avoimempaan tiimityöhön. Merkittävimpiä hyötyjä on, että projekteja voi siirtää helposti lennossa joko palvelinlaitteelta toiselle tai Archicad-versiosta toiseen. Täysversion automaattiset sähköposti-ilmoitukset kertovat palvelimen tilasta, joten IT-henkilö voi reagoida ajoissa. Basic-versiossa vaarana on palvelimen resurssien loppuminen odottamatta, jolloin kriittinen projekti kärsii.

Vertaile BIMcloud-Versioita

Tutustu BIMcloud-versioiden ominaisuuksiin ja niiden eroihin tästä tuotesivun taulukosta.